Qué pasa si una sociedad no deposita sus cuentas anuales

El plazo, paso a paso

Para un ejercicio que acaba el 31 de diciembre, la Ley de Sociedades de Capital encadena tres plazos:

1. Formular las cuentas: los administradores, en los tres meses siguientes al cierre, hasta el 31 de marzo (art. 253).
2. Aprobarlas en la junta general ordinaria, dentro de los seis primeros meses, hasta el 30 de junio (art. 164).
3. Depositarlas en el Registro Mercantil del domicilio, dentro del mes siguiente a la aprobación (art. 279). Si la junta las aprueba el 30 de junio, hasta el 30 de julio.

Se depositan con la certificación de los acuerdos de la junta, las cuentas y, si la sociedad está obligada a auditarse, el informe de auditoría. Hoy casi todas se presentan por vía telemática en el Registro.

Consecuencia 1: el cierre del Registro

Mientras no se depositen, el Registro Mercantil no inscribe ningún documento de la sociedad (art. 282 de la Ley de Sociedades de Capital). El Reglamento del Registro Mercantil concreta que el cierre se aplica cuando ha pasado un año desde el cierre del ejercicio sin depósito (art. 378.1). En la práctica, eso bloquea, por ejemplo:

• nombrar a un administrador nuevo o un apoderado;
• cambiar el domicilio, el objeto social o los estatutos;
• ampliar el capital.

Sí se pueden inscribir, aunque el Registro esté cerrado, el cese o la dimisión de administradores y liquidadores, la revocación o renuncia de poderes, la disolución, el nombramiento de liquidadores y lo que ordene un juez o una autoridad administrativa (art. 378.1 del Reglamento).

Consecuencia 2: la multa

El Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas puede sancionar a la sociedad con una multa de 1.200 a 60.000 €, según su tamaño. Si la sociedad factura más de 6 millones de euros al año, el tope sube a 300.000 € por cada año de retraso (art. 283 de la Ley de Sociedades de Capital).

Si la junta no aprueba las cuentas

Puede pasar que los socios no lleguen a un acuerdo. Para evitar el cierre, el órgano de administración presenta en el Registro una certificación (con firmas legitimadas) o el acta notarial de la junta que acredite que las cuentas no se aprobaron. Hay que hacerlo antes de que pase el año desde el cierre del ejercicio y justificarlo de nuevo cada seis meses (art. 378.5 del Reglamento del Registro Mercantil).

Cómo ponerse al día

1. Formula y aprueba las cuentas de los ejercicios que falten.
2. Deposita las que estén pendientes: el cierre dura mientras persista el incumplimiento (art. 282).
3. Revisa si mientras tanto quedó algo por inscribir (nombramientos, cambios de domicilio) y preséntalo después.

El resto de obligaciones del cierre, con su orden y sus fechas, en el calendario del cierre de una SL y en la guía de contabilidad y cuentas.

Normativa

Información general, no asesoramiento para un caso concreto.