Contabilidad de una sociedad limitada
Una SL tiene que llevar una contabilidad completa según el Código de Comercio, con el plan contable que le toque, y cerrar cada año con unas cuentas que se aprueban y se depositan.
Los libros obligatorios
- Libro Diario: todas las operaciones, día a día (art. 28 del Código de Comercio).
- Libro de Inventarios y Cuentas anuales: el balance inicial, los balances de comprobación al menos cada trimestre, el inventario de cierre y las cuentas anuales (arts. 25 y 28).
- Libro de actas de la junta y del órgano de administración (art. 26), y libro registro de socios (art. 104 de la Ley de Sociedades de Capital).
- Libros registro del IVA (facturas emitidas, recibidas y bienes de inversión), que la normativa del impuesto pide aparte.
Qué plan contable
El Plan General de Contabilidad, o el Plan de Pymes (Real Decreto 1515/2007) si durante dos ejercicios seguidos, a la fecha de cierre, la sociedad no supera dos de estos tres límites: 4.000.000 € de activo, 8.000.000 € de cifra de negocios y 50 trabajadores de media. En el primer ejercicio basta con cumplirlos al cierre. Las microempresas tienen además criterios simplificados dentro del mismo real decreto.
Legalización y conservación
- Legalización: todos los libros obligatorios, también actas y registro de socios, se legalizan por vía telemática en el Registro Mercantil, en formato electrónico, antes de que pasen cuatro meses desde el cierre del ejercicio (art. 18 de la Ley 14/2013).
- Conservación: libros, correspondencia y justificantes, durante seis años desde el último asiento, aunque la sociedad cese (art. 30 del Código de Comercio). Hacienda puede revisar los cuatro años no prescritos, y más si hay bases negativas o deducciones pendientes que se arrastran.
El calendario del cierre
| Paso | Plazo | Si el ejercicio acaba el 31 de diciembre |
|---|---|---|
| Formular las cuentas (los administradores) | Tres meses desde el cierre | Hasta el 31 de marzo |
| Legalizar los libros | Cuatro meses desde el cierre | Hasta el 30 de abril |
| Aprobar las cuentas (la junta) | Seis primeros meses del ejercicio | Hasta el 30 de junio |
| Depositarlas en el Registro Mercantil | Mes siguiente a la aprobación | Depende del día de la junta |
| Impuesto sobre Sociedades | 25 días naturales tras los seis meses | Del 1 al 25 de julio |
Si el último día cae en festivo o fin de semana, las fechas exactas de cada año están en el calendario fiscal de Plazos Fiscales.
Amortizaciones
Los bienes que duran varios años (equipos, maquinaria, vehículos, mobiliario) se registran como inmovilizado y se amortizan cada año. Para calcular la cuota con la tabla oficial: calculadora de amortización en Calcula Autónomo.
- Código de Comercio, arts. 25, 26 y 30 (contabilidad y conservación)
- Ley de Sociedades de Capital (RDLeg 1/2010), arts. 4, 13, 16, 36, 73, 104, 164, 253, 263, 279 y 282
- Real Decreto 1515/2007, Plan General de Contabilidad de Pymes
- Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores, art. 18 (legalización telemática de libros)
- Ley 58/2003 General Tributaria, arts. 66 (prescripción a los cuatro años) y 106.4 (justificar con factura)
Información general, no asesoramiento para un caso concreto.
Preguntas sobre la contabilidad
¿Puede llevar la contabilidad otra persona?
Sí: el Código de Comercio permite que la lleve otra persona autorizada, pero la responsabilidad sigue siendo de la sociedad y de sus administradores (art. 25.2).
¿Hay que legalizar los libros si no ha habido actividad?
Sí: la obligación de llevar y legalizar los libros no depende de la actividad.
¿Qué modelo de cuentas anuales presento?
Normal, abreviado o pymes, según el tamaño de la sociedad. Los modelos oficiales están en el Registro Mercantil.