Legalizar los libros de una SL en el Registro Mercantil: plazo y pasos

Qué libros se legalizan

Desde la Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores, todos los libros que los empresarios están obligados a llevar se llevan en formato electrónico y se presentan por vía telemática (art. 18). En una sociedad limitada son:

• Libro Diario: todas las operaciones del ejercicio, día a día (art. 28 del Código de Comercio).
• Libro de Inventarios y Cuentas anuales: el balance inicial, los balances de comprobación trimestrales, el inventario de cierre y las cuentas anuales (art. 28).
• Libro de actas: los acuerdos de la junta general y, si lo hay, del consejo de administración (art. 26).
• Libro registro de socios (art. 104 de la Ley de Sociedades de Capital).
• Libro registro de contratos entre el socio único y la sociedad, si es unipersonal (art. 16 de la Ley de Sociedades de Capital).

Los libros registro del IVA no se legalizan en el Registro Mercantil: son libros fiscales y se conservan para Hacienda.

El plazo

Los libros del ejercicio se presentan dentro de los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre (art. 18.1 de la Ley 14/2013). Para un ejercicio que acaba el 31 de diciembre de 2026, el último día es el 30 de abril de 2027. La obligación existe aunque la sociedad no haya tenido actividad.

Cómo se hace, paso a paso

1. Saca el Diario y el libro de Inventarios y Cuentas anuales del programa con el que llevas la contabilidad (por ejemplo, Contablio (programa de Grupo Blio) u otro programa adaptado al Plan General de Contabilidad). Las actas y el registro de socios se preparan aparte.
2. Prepara la solicitud de legalización con la herramienta de presentación telemática del Registro Mercantil (los libros se envían firmados electrónicamente).
3. Envíala al Registro Mercantil del domicilio social y paga la tasa registral.
4. El registrador comprueba los libros y devuelve una certificación electrónica de la legalización, que se conserva con ellos.

Qué pasa si no se legalizan

• Hacienda: la contabilidad es la base del Impuesto sobre Sociedades, y los incumplimientos de las obligaciones contables y registrales son infracción tributaria (art. 200 de la Ley General Tributaria).
• Conservación: los libros, la correspondencia y los justificantes se guardan seis años desde el último asiento (art. 30 del Código de Comercio).

Qué libros y qué plan contable usa una SL: guía de contabilidad y cuentas. Todas las fechas del cierre, en el calendario del cierre de una SL.

Normativa

Información general, no asesoramiento para un caso concreto.